Zum 1. August 2022 tritt das neue Nachweisgesetz in Kraft. Das Gesetz musste angepasst werden, um den Anforderungen der EU-Richtlinie über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen gerecht zu werden. In der bisherigen Fassung waren die Vorschriften nicht sehr praxisrelevant. Die Änderungen fordern die Arbeitgeber jetzt allerdings zum Handeln auf.
1. Die bisherige Rechtslage
Bisher verpflichtete das Nachweisgesetz den Arbeitgeber, seinen Mitarbeitern innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses einen schriftlichen Nachweis über die wichtigsten Vertragsbedingungen auszuhändigen.
Wesentliche Punkte waren solche, die gewöhnlicherweise auch Gegenstand des Arbeitsvertrags sind: Vertragsparteien, Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort und -zeit, Tätigkeit, Vergütung sowie Urlaubsdauer und Kündigungsfristen.
Dementsprechend erfüllten die meisten Arbeitgeber die Pflichten des Nachweisgesetzes, indem sie schlicht den Arbeitsvertrag aushändigten
2. Was ändert sich durch das neue Gesetz?
Das neue Nachweisgesetz erweitert und ergänzt den Katalog der mitzuteilenden Vertragsbedingungen. Unter anderen kommen nun folgende Punkte hinzu:
- Enddatum oder Dauer eines befristeten Arbeitsverhältnisses
- Dauer der Probezeit
- Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts inklusive der Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen und Prämien sowie etwaiger Sonderzahlungen
- Ruhepause, Ruhezeiten, ggf. Erklärung des Schichtsystems und Bestimmungen.
Darüber hinaus wird die Unterrichtungspflicht auch um Ausführungen zur Altersvorsorge, zu Fortbildungen, Überstunden und Auslandstätigkeiten erweitert.
Auch neu sind Informationspflichten zum Kündigungsschutzverfahren. Sie umfassen neben dem einzuhaltenden Verfahren auch die Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage. Zudem hat mindestens ein Hinweis auf das Schriftformerfordernis zu erfolgen. Gerade hier ist auf präzise Formulierungen zu achten.
Formal ist wichtig, dass die strenge Schriftform gilt. Nötig ist also zumindest eine Unterschrift des Arbeitgebers. Der Nachweis darf in Deutschland auch nicht in elektronischer Form erbracht werden, obwohl die europäische Richtlinie dies ausdrücklich zuließe. Das führt faktisch dazu, dass Arbeitsverträge nur noch schriftlich abgeschlossen werden.
Außerdem verkürzt sich die bisher einmonatige Frist für die Vorlage der Informationen für wesentliche Inhalte des Vertrages deutlich. Bei neuen Arbeitsverträgen muss das Unternehmen spätestens am ersten Arbeitstag über Namen und Anschrift der Vertragsparteien, die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts, die vereinbarte Arbeitszeit und die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, den Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen informieren. Innerhalb von sieben Tagen müssen weitere Informationen über den Beginn des Arbeitsverhältnisses, ggf. zur Befristung, zur Dauer einer eventuell vereinbarten Probezeit, zum Arbeitsort, zur Tätigkeitsbeschreibung und zur Möglichkeit der Anordnung von Überstunden erteilt werden. Die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach § 2 Satz 2 Nachweisgesetz muss spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses ausgehändigt werden. Dazu zählen beispielsweise die Dauer des Urlaubs, das Verfahren bezüglich des Ausspruchs der Kündigung und die Frist für die Erhebung der Kündigungsschutzklage sowie eine Information zu den gegebenenfalls geltenden Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen.
3. Handlungsbedarf der Arbeitgeber – Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?
Die Änderungen werden sowohl für neue als auch schon bestehende Arbeitsverhältnisse relevant.
Musterarbeitsverträge können an die Anforderungen angepasst werden, indem sie durch die weiteren erforderlichen Informationen ergänzt werden.
Altverträge, die vor dem 1. August 2022 geschlossen wurden, sollen zwar nicht nachträglich angepasst werden, jedoch müssen die Arbeitgeber auf Verlangen innerhalb von sieben Tagen die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich übergeben. Wegen dieser kurzen Frist empfiehlt es sich, für einen solchen Fall eine entsprechende Vorlage vorzubereiten, die den Anforderungen des neuen Nachweisgesetzes genügt.
4. Welche Rechtsfolgen hat ein Verstoß?
Bisher konnten die Arbeitnehmer ihre Arbeitgeber lediglich dazu auffordern, die versäumte Nachweispflicht nachzuholen. Jetzt stellt ein Verstoß eine Ordnungswidrigkeit dar. Dem Arbeitgeber droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß. Die Wirksamkeit des Arbeitsverhältnisses bleibt davon aber weiterhin unberührt.
